Elektroniczne postępowanie upominawcze

Od 1 stycznia 2010 r. formalnie rozpoczął swoją działalność pierwszy w Polsce e-sąd, w którym można składać pozwy w drodze elektronicznej. Funkcje pierwszego¹ e-sądu dla wszystkich spraw z Polski zostały powierzone Sądowi Rejonowemu w Lublinie (wydział XVI Cywilny)². Dla e-sądu jest prowadzona strona internetowa pod adresem www.e-sad.gov.pl., na której zawarte są najważniejsze informacje. Z tej strony dokonuje się rejestracji, logowania oraz wszelkich czynności związanych z procedowaniem w ramach elektronicznego postępowania upominawczego.

Kto może być stroną  w e-postępowaniu

Zakres podmiotowy stron elektronicznego postępowania upominawczego nie został przez prawodawcę ograniczony. Mogą nimi być zarówno osoby fizyczne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, jak i osoby prawne. W szczególności mogą być to podmioty posiadające status przedsiębiorców. Nie ma również ograniczeń dotyczących samej zdolności do udziału w postępowaniu elektronicznym. Udział w postępowaniu może odbywać się zarówno osobiście, zgodnie z zasadami reprezentacji, jak i przez pełnomocników, choć ze wzglądu na konieczność zachowania bezpiecznego funkcjonowania systemu w odmienny sposób został ukształtowany sam sposób zakładania konta w e-sądzie dla "zwykłych" użytkowników i pełnomocników profesjonalnych. Stronami w elektronicznym postępowaniu upominawczym mogą być również przedsiębiorcy.

Rodzaje kont w e-sądzie

Warunkiem skorzystania z elektronicznego postępowania upominawczego jest uprzednie założenie konta. Szczegóły są określone w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 28 grudnia 2009 r. w sprawie trybu zakładania konta oraz sposobu posługiwania się podpisem elektronicznym w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Rozporządzenie to dokonuje rozróżnienia na trzy kategorie podmiotów, występujących w elektronicznym postępowaniu upominawczym:

1. "Zwykłych" użytkowników. Przez "użytkownika" rozporządzenie rozumie osobę fizyczną, która jest uprawniona do uwierzytelniania się na danym koncie (§ 2 pkt 2).

2. Pełnomocników profesjonalnych. Przez "pełnomocników profesjonalnych" rozporządzenie rozumie użytkownika, będącego radcą prawnym, adwokatem, rzecznikiem patentowym, radcą Prokuratorii Generalnej (§ 2 pkt 3).

3. Użytkowników masowych. Przez "użytkownika masowego" rozporządzenie rozumie użytkownika komunikującego się z sądem właściwym do prowadzenia elektronicznego postępowania upominawczego za pomocą przeznaczonego do tego celu własnego oprogramowania (§ 2 pkt 4).

Założenie konta w e-sądzie

Wskazanym powyżej trzem kategoriom podmiotów odpowiadają trzy różne profile kont, które można zarejestrować w systemie na stronie www.e-sad.gov.pl. Rozporządzenie w sprawie trybu zakładania kont (...) określa zakres danych podlegających podaniu przez rejestrującego się użytkownika. Są one wpisywane do specjalnego formularza wyświetlanego na stronie e-sądu. Cala procedura nie powinna sprawić większych kłopotów, ponieważ przypomina zakładanie kont e-mail, w sklepach internetowych czy też nawet elektronicznych kont bankowych.

Konto to jest zakładane za pośrednictwem powyżej wskazanej strony przez wpisanie następujących danych przez wnioskodawcę: imienia i nazwiska, numeru PESEL, numeru dowodu osobistego, miejsca urodzenia, adresu poczty elektronicznej, adresu do korespondencji, a także hasła.

Wypełnianie tego formularza, jak już wskazałem, przypomina wypełnianie formularzy przy zakładaniu kont np. w sklepach internetowych. Należy dokładnie oznaczyć wszystkie dane, aby możliwe było zweryfikowanie danych. Tworzenie hasła (i jego powtórzenie) jest podobne jak w innych elektronicznych "instytucjach" (sklepy, banki). Na stronie e-sądu jest przewidziana również opcja pomocy dla tych, którzy zapomną hasła. Polega ona na wpisaniu pytania i odpowiedzi. W sytuacji, w której użytkownik zapomni hasła, a udzieli odpowiedzi na pytanie, nowe hasło zostanie wygenerowane przez system i przesłane na adres e-mailowy podany w formularzu. Po otrzymaniu nowego hasła następuje ponowne zalogowanie na dotychczasowy "login" i nowe hasło. Hasło może być w każdej chwili zmienione. Informacja o tej czynności jest przesyłana na wskazany przez użytkownika e-mail do korespondencji z e-sądem.

Po wypełnieniu formularza i wysłaniu go, następuje weryfikacja danych, trwająca wg komunikatu do dwóch dni roboczych. Po pozytywnej weryfikacji na adres e-mail podany w czasie zakładania konta zostanie przesłany komunikat ze wskazaniem strony (adresu) oraz podana jest nazwa użytkownika, składająca się z cyfr. Następnie należy przejść na stronę główną i kliknąć przycisk "Logowanie". W panelu logowania wpisać należy nazwę użytkownika i hasło.

Ważna uwaga. Według komunikatu e-sądu zdarza się, że niektóre osoby nie otrzymują linku aktywacyjnego ze względu na błędne wskazanie we wniosku o założenie konta adresu e-mail (np. literówka w tym adresie, której sąd nie może zweryfikować). Zdarza się także, że ze względu na ustawienia serwera pocztowego odbiorcy e-mail z linkiem aktywacyjnym jest odrzucany albo lokowany w zakładkach antyspamowych (należy to sprawdzić).

Podpis elektroniczny

Samo aktywowanie konta nie pozwala wszakże jeszcze na korzystanie z e-sądu. Konieczne jest bowiem złożenie podpisu elektronicznego pod pismem procesowy.

Artykuł 125 § 5 k.p.c. stanowi, że pismo procesowe wniesione drogą elektroniczną powinno być opatrzone podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym³. Szczególnym rodzajem podpisu elektronicznego jest bezpieczny podpis elektroniczny.

Bezpieczny podpis elektronicznych, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jest wydawany przez jednego z przedsiębiorców certyfikujących niezależnie od funkcjonowania e-sądu. Ten, kto posiada już bezpieczny podpis elektroniczny, nie musi wszakże z niego korzystać w e-postępowaniu i może podobnie jak podmioty, które takim podpisem nie dysponują, wystąpić o wydanie zwykłego podpisu elektronicznego dla celów e-sądu.

Wniosek taki składa się (z założonego już konta) do Centrum Certyfikacji Elektronicznego Postępowania Upominawczego o wydanie certyfikatu. Wydanie certyfikatu jest nieodpłatne. Czas oczekiwania na powiadomienie o wydaniu certyfikatu wynosi około 2 godzin. Następnie należy pobrać certyfikat. Do prawidłowej instalacji certyfikatu w systemie operacyjnym potrzebne jest hasło do certyfikatu, które jest przesyłane za pomocą poczty e-mail. Tak wygenerowanym zwykłym podpisem elektronicznym można posługiwać się wyłącznie w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Okres ważności certyfikatu dotyczącego zwykłego podpisu elektronicznego wynosi rok.

Zakres przedmiotowy spraw

Elektroniczne postępowanie upominawcze jest obecnie przeznaczone wyłącznie dla roszczeń pieniężnych.

Co jednak jest niezwykle ważne w elektronicznym postępowaniu upominawczym, wysokość roszczeń pieniężnych, pomimo iż sprawy są rozpoznawane przez sąd rejonowy, nie jest limitowana. Wynika to z intencji prawodawcy, aby postępowanie elektroniczne mogło być wdrożone dla roszczeń bez względu na wartość przedmiotu sporu. W elektronicznym postępowaniu upominawczym można więc dochodzić roszczeń np. o 500 zł, ale i 500 000 złotych.

Właściwy jest zawsze sąd rejonowy w Lublinie wydział XVI Cywilny.

Jeżeli więc powód posiada roszczenie pieniężne np. o kwotę 120 000 zł (stu dwudziestu tysięcy złotych), które powinno być rozpoznane jako sprawa gospodarcza, to przy złożeniu pozwu w tradycyjnej formie powinien uczynić to przed właściwym sądem okręgowym. Jeżeli zdecyduje się na skorzystanie z dobrodziejstwa elektronicznego postępowania upominawczego sądem właściwym będzie sąd rejonowy.

Wszczęcie postępowania i forma pism w e-sądzie

Zainicjowanie elektronicznego postępowania upominawczego leży w gestii powoda i jest całkowicie dobrowolne. Powód decyduje, czy składa pozew w formie tradycyjnej czy też elektronicznej. Jeżeli decyduje się na formę tradycyjną, ma oczywiście możliwość wyboru postępowania nakazowego z jednej strony, ale i obowiązek stosowania przepisów dotyczących innych postępowań odrębnych (np. w sprawach gospodarczych) z drugiej strony. Pozew w formie elektronicznej składa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Poszczególne kroki zmierzające do założenia konta zostały opisane na wstępie. Pozew jest wypełniany on-line na bazie formularza. Wypełnienie formularza pozwu składa się z następujących kroków:

1) definicja powodów,

2) informacja o reprezentacji,

3) definicja pozwanych,

4) definicja dowodów - dokumentów świadczących o istnieniu zobowiązania,

5) definiowanie roszczeń,

6) podsumowanie.

Wypełniony formularz pozwu jest zapisywany jako oczekujący kolejno na: złożenie podpisu elektronicznego i opłacenie.

Warto wskazać, że system "pomaga" w prawidłowym wypełnieniu formularza, ponieważ wymusza wypełnienie danych, które są obowiązkowe. Oczywiście system nie weryfikuje wpisywanych danych pod względem merytorycznym.

Określenie stron

W elektronicznym postępowaniu upominawczym, tak jak i w tradycyjnym postępowaniu należy w pierwszej kolejności określić strony. Na przykład powód Jan Kowalski, adres ulica Kwiatowa, Warszawa. Podobnie oznacza się pozwanego.

Powód podaje również:

1) numer PESEL powoda będącego osobą fizyczną, jeżeli powód jest obowiązany do jego posiadania,

2) numer NIP powoda innego niż osoba fizyczna, jeżeli powód jest obowiązany do jego posiadania, oraz numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku - numer w innym właściwym rejestrze lub ewidencji (art. 505³² § 2 k.p.c.).

Dane te są niezbędne dla identyfikacji osoby podpisem elektronicznym.

Pełnomocnik z racji tego, że w elektronicznym postępowaniu nie są składane dokumenty, musi w przypadku podpisywania pozwu powołać się na pełnomocnictwo, wskazując jego datę, zakres oraz okoliczności wymienione w art. 87 k.p.c.

Dowody w e-postępowaniu

Najważniejszą odmiennością w stosunku do tradycyjnego postępowania jest to, że w pozwie powód powinien wskazać dowody na poparcie swoich twierdzeń. Dowodów jednak nie dołącza się do pozwu (art. 505³² § 1 k.p.c.).

Jak zostało to podkreślone w uzasadnieniu, w ramach elektronicznego postępowania upominawczego sąd nie przeprowadza postępowania dowodowego⁴. Jednak sąd musi dokonać oceny zgłoszonego powództwa w świetle art. 499 pkt 1 i 2 k.p.c.

Artykuł 505³¹ § 1 k.p.c. rozstrzyga wprost, że pisma procesowe powoda niewniesione drogą elektroniczną nie wywołują skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu. Nie może być więc tak, że powód składa pozew w wersji elektronicznej, a jakiekolwiek inne pismo w formie tradycyjnej. Powód nie może więc skutecznie wysłać pozwu lub jakiekolwiek innego pisma procesowego do Sądowi Rejonowemu w Lublinie (wydział XVI Cywilny) tradycyjną pocztą. Takie "wniesienie" pisma procesowego nie wywoła żadnych skutków prawnych. Dokonany wybór o formie elektronicznej przez wybór elektronicznego postępowania upominawczego wiąże go przez cały czas trwania postępowania.

Odmiennie rzecz ma się w odniesieniu do pozwanego. Artykuł 505³¹ § 2 k.p.c. stanowi, że pisma procesowe pozwanego mogą być wnoszone także drogą elektroniczną. Pozwany ma możliwość wyboru - czy będzie prowadził postępowanie (komunikację) za pośrednictwem tradycyjnej formy czy też elektronicznej. Jeżeli jednak złoży pismo w formie elektronicznej, to zgodnie z art. 505³¹ § 3 k.p.c. przepis § 1 ma zastosowanie do pozwanego od momentu wniesienia przez niego pisma drogą elektroniczną.

Oznacza to tyle, że po wniesieniu np. sprzeciwu w drodze elektronicznej kolejne pismo pozwanego musi być również sporządzone i wysłanej w takiej postaci. Wysłanie kolejnego pisma w tradycyjnej postaci nie wywoła żadnych skutków prawnych. Jeżeli pozwany wybiera tradycyjną formę składania pism procesowym, są one skanowane i umieszczane w aktach sprawy w formie elektronicznej⁵.

Określenie roszczenia

Kolejnym elementem e-pozwu jest określenie dochodzonego roszczenia. Jak już wskazano w elektronicznym postępowaniu upominawczym, można dochodzić jedynie roszczeń pieniężnych. Oznacza to, że jako powód mogę dochodzić zapłaty np. 10 000 zł, ale nie mogę dochodzić już wydania rzeczy, jej naprawienia itp.

Oczywiście roszczenie pieniężne obejmuje należności główne i uboczne (odsetki).

Prawidłowo sformułowane roszczenie może wyglądać następująco: 10 000 zł wraz z odsetkami ustawowymi od 1 lipca 2010 do dnia zapłaty.

Opłaty sądowe w e-sądzie

Dodatkową korzyścią, obok przyśpieszenia rozpoznawania spraw w e-sądzie, jest niższa wysokość opłaty sądowej od pozwu. W art. 19 ust. 2 pkt 2 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych zostało wskazane wprost, że czwartą część opłaty pobiera się od pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Przekładając to postanowienie na język praktyki, należy posłużyć się następującymi przykładami.

PRZYKŁAD

Powód X dochodzi roszczenia w kwocie 50 000 w zwykłym postępowaniu. Co do zasady powinien uiścić opłatę sądową w wysokości 5 proc. wartości przedmiotu sporu (50 000) czyli 5% x 50 000 = 2500 złotych.

W elektronicznym postępowaniu uiszcza jedynie czwartą część opłaty, czyli opłatę należy uiścić według następującego wzoru:

1/4 x 5% x 50 000 = 625 złotych.

Różnica w opłacie sądowej jest znacząca.

Tym niemniej należy nadmienić, iż uiszczenie opłaty sądowej w e-sądzie może się odbyć jedynie za pośrednictwem strony www.e-sad.gov.pl.

Portal umożliwia skorzystanie z następujących usług umożliwiających wniesienie opłaty sądowej:

a) mTranfer (mBank),

b) MuliTransfer (MultiBank),

c) Płacę z Inteligo (Inteligo),

d) Płacę z iPKO (PKO BP S.A.),

e) Przelew24 (BZ WBK S.A.),

f) Płacę z Nordea (Nordea Bank Polska S.A.),

g) Przelew z BPH (Bank BPH S.A.),

h) Płać z BOŚ (BOŚ S.A.),

i) Płacę z Citi Handlowego (Bank Handlowy w Warszawie S.A. Citi Handlowy),

j) Pekao24przelew (Bank Pekao S.A.),

k) Płacę z Alior Bankiem (Alior Bank S.A.),

l) Millennium - Płatności Internetowe (Bank Millennium S.A.),

m) MeritumBank Przelew (Meritum Bank ICB S.A.),

n) Przelewy z: Deutsche Bank Polska S.A., ING Bank Śląski S.A., Invest Bank S.A., Kredyt Bank S.A., Lukas Bank S.A., Raiffeisen Bank Polska S.A.,

o) oraz z usługi "Dowolny Przelew",

a także realizację płatności elektronicznych za pomocą kart płatniczych:

p) Visa,

q) MasterCard.

Płatność wygląda podobnie, jak ma to miejsce przy dokonywaniu zakupów w sklepach internetowych przy płatności z rachunku internetowego. Powód oprócz opłaty sądowej ponosi dodatkowo opłatę manipulacyjną, wynoszącą odpowiednio (w zależności od wysokości opłaty sądowej):

0-100 zł 2,60 proc.

100,01-250 zł 2,50 proc.

250,01-500 zł 2,35 proc.

500,01-750 zł 2,20 proc.

750,01-1000 zł 2,10 proc.

1000,01-1500 zł 2,00 proc.

1500,01-3000 zł 1,95 proc.

3000,01-5000 zł 1,90 proc.

powyżej 5000 zł 1,80 proc.⁶.

Wnoszący pozew ma prawo otrzymania od eCard S.A. faktury VAT na kwotę prowizji (opłaty manipulacyjnej) od transakcji w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Faktury są wystawiane wyłącznie na wartość prowizji za pojedynczą transakcję (pozew bądź zbiór pozwów). Brak jest możliwości wystawiania faktur zbiorczych, np. z tytułu łącznej prowizji za wnioski złożone w danym miesiącu kalendarzowym. W celu otrzymania faktury należy:

1. Doprowadzić transakcję on-line do końca

2. Na stronie eCard S.A., przed powrotem, wybrać przycisk "Pobierz fakturę" lub na stronie portalu wybrać link: Faktury elektroniczne.

3. Wypełnić formularz, podając dane adresowe i identyfikacyjne odbiorcy faktury.

Pomyślne zakończenie operacji opłacania pozwu (zbioru pozwów) jest potwierdzane następującym komunikatem: Twój pozew został skutecznie złożony do sądu. Dalszy bieg sprawy z nim związanej możesz śledzić korzystając z funkcji "Moje sprawy".

dr Bartosz Draniewicz

Kancelaria Prawa Gospodarczego i Ekologicznego Warszawa, www.prawoekologiczne.pl.

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

¹ W przyszłości planuje się powołać kolejne e-sądy w Polsce.

² Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 15 grudnia 2009 r. w sprawie ustalenia sądu rejonowego, któremu przekazuje się rozpoznawanie spraw w elektronicznym postępowaniu upominawczym należących do właściwości innych sądów rejonowych (Dz.U. Nr 220, poz. 1728).

³ Dz.U. Nr 130, poz. 1450.

⁴ Uzasadnienie do projektu ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw wraz z projektami aktów wykonawczych. Druk sejmowy nr 859, z 31 lipca 2008 r., s. 1; źródło www.sejm.gov.pl.

⁵ Obieg sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Warszawa 30 grudnia 2009 r., s. 5; źródło www.ms.gov.pl.

⁶ www.e-sad.gov.pl.